Cara Terbaik Membuat Database Sekolah dengan Aplikasi ini
Database sekolah adalah hal penting yang mesti dimiliki setiap OPS.
Kenapa?
Dengan memiliki database lengkap, akan memudahkan segala pengadministrasian.
Database yang dimaksud di sini seperti:
- Data lengkap PTK (NIP, NIK, TTL dan lain-lain)
- Data peseta didik (NIS, NISN, TTL, dan lain-lain)
- Nomor surat keluar
- dan lain-lain
Saya pribadi lebih suka membuat rekap lengkap berupa excell dan diproses melalui cloud computing.
Kenapa cloud?
Tujuannya agar mudah mengakses di mana saja kapan saja. Bisa dilaptop atau di handphone.
Mengapa demikian?
Hal ini dikarenakan, saya sangat malas membuka-buka buku arsip / berkas yang begitu banyak bahkan berdebu.
Contohnya saja buku arsip nomor surat keluar. Jika kita sambil ngetik surat keluar, kemudian mesti mencari buku penomoran dan mencatatnya...
...ini memperlambat pekerjaan, sehingga menjadi kurang efektif bekerja.
Jadi saya lebih suka membuat database penomoran surat, sehingga saya cukup buka file tersebut di laptop.
Hebatnya, dengan aplikasi ini bisa dibuka di handphone dan ditambahkan data terbaru, baik oleh saya sendiri atau pun kepala sekolah dan rekan guru juga.
Terasa efektif bukan?
Meski begitu, masih banyak yang belum memanfaatkan aplikasi ini. Padahal sangat mudah dan efisien.
So, apa nama aplikasi yang saya maksud?
Aplikasi ini bernama Google Spreadsheet. Ringkasnya seperti aplikasi excell, namun basis penyimpanan datanya adalah cloud.
Aplikasi ini sebenarnya bagian dari Google Drive.
Tidak hanya Google spreadsheet yang berbasis seperti excell, ada juga berupa dokumen seperti microsoft word, slide, formulir, dan lain-lain.
Nah, untuk database sekolah, saya lebih cocok menggunakan spreadsheet.
Lalu bagaimana menggunakannya? Berikut cara lengkapnya.
Jika Anda lebih suka mempelajari berbentuk vidio, silahkan tonton vidio berikut, jangan lupa SUBSCRIBE ya.
Cara membuat database
Pertama-tama Anda perlu mendownload terlebih dahulu ekstensi Spreadsheet browser-nya.
Jika sudah, pastikan ekstensi Spreadsheet nya sudah terpasang. Caranya, klik titik tiga di pojok kanan atas. Lalu pilih Fitur lainnya dan pilih Ekstensi.
Jika berhasil terpasang dengan benar, maka akan tampil seperti gambar berikut.
Oh ya, Anda juga mesti memiliki akun Google Drive terlebih dahulu.
Selanjutnya buka akun Google Drive Anda. Atau bisa juga langsung dengan mengklik titik-titik yang berbentuk persegi, letaknya di pojok kanan atas browser Chrome.
Setelah login, pilih Baru atau New yang letaknya di pojok kiri atas.
Setelah itu pilih Google Spreadsheet lalu Spreadsheet kosong.
Tampilannya akan Anda lihat seperti berikut.
Persis Excell bukan? tapi lebih sederhana.
Setelah itu, silahkan buat format isi database Anda inginkan dan butuhkan.
Berikut saya contohkan database penomoroan Surat Keluar.
Jika Anda sudah membuatnya, pilih Bagikan yang letaknya di pojok kanan atas.
Beri nama file yang Anda buat tadi, dan pilih Simpan.
Setelah itu jika Anda ingin membagikan link kepada kepala sekolah atau rekan Anda, klik tanda link yang ada di bagian atas kanan, seperti yang ditunjukkan panah berikut.
Setelah itu, pilih segitiga kecil seperti yang ditunjukkan panah di bawah. Pilih otoritas yang Anda inginkan.
Selanjutnya klik tanda link dipojok kanan atas nya. Maka Anda akan dapat url link yang bisa Anda share kepada rekan Anda.
Sampai di sini Anda sudah paham cara membuat file database, selanjutnya mari kita cek file yang kita buat tadi di home Google Drive. Perhatikan gambar berikut, file Nomor Surat Keluar yang saya buat tadi sudah tersave di sana.
Jika Anda ingin mengelompokkan dalam folder, mudah saja. Buat dulu foldernya.
Caranya mudah saja, klik lagi tombol Baru lalu pilih Folder. Silahkan beri nama folder sesuai yang Anda inginkan.
Setelah itu seret file spreadsheet tadi ke dalam folder.
Cara Membuka di handphone
Itu dia tadi cara membuat file melalui komputer. Lalu, bagaimana cara membuat file dan mengedit melalui handphone seperti kata saya di awal?
Sebelum lanjut, Anda download dulu aplikasi Google Spreadsheet di Playstore.
Setelah itu buka aplikasinya. File Nomor Surat Sekolah yang saya buat tadi, sudah tampil juga di aplikasi di handphone.
Mari kita tes edit melalui handphone. Buka filenya.
Untuk penomoran surat, saya selalu menambahkan baris baru di bawah header. Agar nomor surat terbaru letaknya di atas.
Caranya klik angka bar di kiri. Lalu pili tanda +
Kemudian pilih Sisipkan 1 baris di atas.
Nah setelah itu baru kita isi kolomnya.
Bagaimana mensave nya?
Tenang, aplikasi ini menyimpan otomatis. Perhatikan gambar berikut.
Jika tampilannya seperti ini, maka masih proses menyimpan, maka jangan keluar dulu dari aplikasi.
Jika seperti berikut, maka file Anda sudah berhasil tersimpan.
Mari kita cek di laptop. Saya coba lagi login, hasilnya file tadi juga sudah berubah dalam hitungan detik.
Mantapkan?
Nah itu dia enaknya membuat database dengan sistem cloud.
Kerjaan efektif, efisien, bisa dilakukan di mana saja, dan kapan saja.
Bagaimana kalau tidak ada jaringan?
Itu mah gampang..
Kalau tidak ada jaringan Anda bisa edit di aplikasi Spreadsheet di HP atau aplikasi laptop.
Aplikasi akan menyinkronkan ketika handphone mendapat jaringan internet.
Enak bukan?
Buat database lain
Kalau saya sangat terbantu dengan aplikasi ini. Jadi saya membuat beberpaa file database seperti berikut.
Cara menyalin link ketika membuka file di Google Drive
Gampang saja. Buka googke drive, cari filenya. Klik kanan pilih bagikan.
Copy file yang terblok seperti gambar berikut.
Setelah itu Anda bagikan filenya ke rekan Anda. Bisa melalui WA atau SMS.
Jika rekan Anda mengklik link tersebut, maka rekan Anda pun bisa ikut mengedit lo. Hebatkan?
Penutup
Demikian cara terbaik membuat database sekolah dengan aplikasi ini, versi saya.
Apakah Anda juga memakainya? Silahkan tambahkan ulasannya di kolom komentar.
Atau jika Anda kesulitan, saya tak segan-segan membantu Anda. Demikian, semoga bermanfaat.